合規(guī)管理作為近兩年來(lái)的高熱詞匯，已經(jīng)逐漸走入各類(lèi)企業(yè)，走到各位法總面前。如何從業(yè)務(wù)視角切入合規(guī)管理，從而提高管理質(zhì)效，是對(duì)每一個(gè)法務(wù)人員提出的考題。筆者認(rèn)為要在系統(tǒng)思維下，突出重點(diǎn)，抓住“牛鼻子”，在重點(diǎn)領(lǐng)域，重要環(huán)節(jié)持續(xù)“打補(bǔ)丁”。無(wú)論什么樣的企業(yè)，其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的本質(zhì)都是銀貨兩訖，標(biāo)的物根據(jù)企業(yè)類(lèi)型不同而有所差異，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，采購(gòu)活動(dòng)貫穿運(yùn)營(yíng)始終且難以避免，其風(fēng)險(xiǎn)防范重要性不言而喻。本篇文章簡(jiǎn)要梳理采購(gòu)領(lǐng)域合規(guī)審查要點(diǎn)，并對(duì)常見(jiàn)問(wèn)題結(jié)合從業(yè)經(jīng)歷提出合規(guī)管理建議，希望與各位法總同題共答。

采購(gòu)領(lǐng)域合規(guī)管理應(yīng)是全過(guò)程管理，可從采購(gòu)前期、中期及后期三個(gè)階段，有意識(shí)防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

一

采購(gòu)前期

1.了解采購(gòu)原因（動(dòng)機(jī)）

當(dāng)己方企業(yè)作為采購(gòu)方時(shí)，如所在行業(yè)無(wú)資質(zhì)等準(zhǔn)入要求限制時(shí)，通常情況下會(huì)具有較大的主動(dòng)權(quán)和話(huà)語(yǔ)權(quán)，對(duì)于被采購(gòu)方的管理和履約是選擇被采購(gòu)單位時(shí)較為常規(guī)的考量因素。此時(shí)，需要根據(jù)采購(gòu)目的、采購(gòu)目標(biāo)方面考慮風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。以采購(gòu)目的來(lái)說(shuō)，不同的采購(gòu)目的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，如當(dāng)項(xiàng)目履約過(guò)程中需要就某一類(lèi)服務(wù)進(jìn)行采購(gòu)的情形，若無(wú)任何特殊情況，采購(gòu)即可完成履約，只需要按照日常風(fēng)險(xiǎn)防范即可；若是進(jìn)行被采購(gòu)單位的更換，那么就需要考慮銜接履約、額外成本、成本負(fù)擔(dān)等問(wèn)題。在進(jìn)行采購(gòu)前要了解采購(gòu)背景，盡可能多的掌握采購(gòu)行為在履約中的地位和作用。

管理建議：這部分可以看作是對(duì)采購(gòu)行為的“背調(diào)”，作為法務(wù)人員來(lái)講，面臨的情況可能是業(yè)務(wù)甩過(guò)來(lái)的一份簡(jiǎn)單粗暴的采購(gòu)合同，或者只言片語(yǔ)。此時(shí)，需要法務(wù)人員盡可能多的和業(yè)務(wù)進(jìn)行交流，并通過(guò)提問(wèn)的方式引導(dǎo)他們盡可能多的說(shuō)關(guān)于采購(gòu)的考慮、細(xì)節(jié)等。

對(duì)法務(wù)能力考驗(yàn)：☆☆☆☆

2.對(duì)采購(gòu)主體的審查

對(duì)采購(gòu)主體的審查一是要看主體是否適格，即是否可以獨(dú)立進(jìn)行采購(gòu)行為。這一點(diǎn)可以從主體的性質(zhì)來(lái)看，將是否可以獨(dú)立承擔(dān)責(zé)任作為一個(gè)審查要點(diǎn)，一般情況下，自然人要具有民事權(quán)利能力和民事行為能力，法人要符合法人設(shè)立要求，有采購(gòu)資質(zhì)限制的還要看是否具有相應(yīng)資質(zhì)。主體適格，在法律允許范圍內(nèi)可進(jìn)行采購(gòu)行為。還有主體不適格的情況，如果是分公司采購(gòu)，此時(shí)，可以要求不適格的分公司提供母公司規(guī)范授權(quán)。授權(quán)書(shū)由適格主體做出，詳細(xì)載明授權(quán)不適格主體進(jìn)行采購(gòu)行為，并對(duì)采購(gòu)行為予以承認(rèn)。有時(shí)間要求的，還可以寫(xiě)明授權(quán)采購(gòu)的時(shí)間范圍以及是否可以轉(zhuǎn)授權(quán)。如果詳細(xì)了解后確無(wú)適格主體，可考慮終止采購(gòu)行為。

管理建議：1.當(dāng)己方作為被采購(gòu)方時(shí)，對(duì)采購(gòu)主體的審查可以借助第三方機(jī)構(gòu)披露的信息，如企查查、信用中國(guó)、執(zhí)行信息公開(kāi)網(wǎng)等，詳細(xì)了解采購(gòu)主體的營(yíng)業(yè)情況、法律風(fēng)險(xiǎn)等重要信息；再結(jié)合內(nèi)部管理對(duì)所獲信息進(jìn)行綜合分析，決定是否予以合作。

2.當(dāng)己方作為采購(gòu)方時(shí)，除要考察被采購(gòu)單位的經(jīng)營(yíng)信息外，還要詳細(xì)了解資質(zhì)是否具備，如有涉訴信息，還要看涉訴類(lèi)型以及處理情況，必要時(shí)要求被采購(gòu)單位出具履約承諾書(shū)等文件，以確保后續(xù)履約健康。

對(duì)法務(wù)能力考驗(yàn)：☆☆☆

3.對(duì)合同文本的審查

采購(gòu)合同文本的核心條款為采購(gòu)內(nèi)容條款、支付條款、違約條款及爭(zhēng)議解決條款；次重點(diǎn)條款為雙方的權(quán)利義務(wù)條款。由于合同本質(zhì)是合作雙方相互妥協(xié)形成的，在條款磋商時(shí)，要始終把“實(shí)現(xiàn)合同目的”作為第一要義，進(jìn)行文本審查時(shí)，要結(jié)合了解的采購(gòu)背景，抓大放小，核心利益當(dāng)爭(zhēng)則爭(zhēng)。

管理建議：擬定不同版本的采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)文本，當(dāng)己方具有話(huà)語(yǔ)權(quán)和主動(dòng)權(quán)時(shí)，主動(dòng)適用標(biāo)準(zhǔn)文本；當(dāng)己方處于劣勢(shì)談判地位，無(wú)法完全適用自己版本合同時(shí)，可以參考合同條款思路去爭(zhēng)取權(quán)益。

對(duì)法務(wù)能力考驗(yàn)：☆☆☆☆

二

采購(gòu)中期

4.對(duì)履約的跟蹤管理

采購(gòu)行為，行至中期其實(shí)已經(jīng)進(jìn)入履約階段，履約階段需要?jiǎng)討B(tài)監(jiān)測(cè)。在這一階段如果己方是被采購(gòu)方，則需要不定期將履約資料做好整理和歸檔，必要時(shí)給采購(gòu)單位反饋，以獲得書(shū)面認(rèn)可文件。如果是采購(gòu)方，則可以針對(duì)性開(kāi)展不定期的檢查。梳理檢查清單，結(jié)合管理重點(diǎn)，對(duì)履約進(jìn)度嚴(yán)格把控，對(duì)不合規(guī)事項(xiàng)做好記錄，一來(lái)可以保證健康履約，二來(lái)可以作為考察被采購(gòu)單位的依據(jù)，為后續(xù)是否再合作做好準(zhǔn)備。

管理建議：當(dāng)己方為被采購(gòu)方時(shí)，從管理角度可以自擬履約體檢表，將采購(gòu)單位關(guān)心和注意的事項(xiàng)作為自查內(nèi)容，詳細(xì)記錄并整改到位；定期與采購(gòu)單位交流履約進(jìn)度，一方面獲得明確的履約指示，另一方面一旦訴訟發(fā)生，也可以作為證據(jù)進(jìn)行提交，此外，還可以隨時(shí)了解采購(gòu)單位的資金動(dòng)態(tài)，避免由于資金造成的履約風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以提升自身的履約能力和管理能力。當(dāng)己方為采購(gòu)單位時(shí)，可以梳理檢查清單，清單可不面面俱到，只要能夠反應(yīng)被采購(gòu)單位的履約能力即可。

履約過(guò)程需要業(yè)務(wù)與法務(wù)人員密切配合，檢查與自查可以相互配合，形成管理閉環(huán)。

對(duì)法務(wù)能力考驗(yàn)：☆☆☆☆

三

采購(gòu)后期

5.對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的復(fù)盤(pán)

一項(xiàng)采購(gòu)工作結(jié)束后，不要急于將它放到一邊，要重新回顧整個(gè)采購(gòu)行為的每個(gè)環(huán)節(jié)。需要進(jìn)行招投標(biāo)手續(xù)的采購(gòu)，手續(xù)是否完備？招投標(biāo)文件中的條件是否合理？有無(wú)按照政策要求避免對(duì)中小企業(yè)設(shè)置不合理的支付條款？不需要招投標(biāo)的采購(gòu)工作，是否履行了嚴(yán)格的詢(xún)價(jià)程序？對(duì)采購(gòu)單位的要求是否滿(mǎn)足？過(guò)程中是否出現(xiàn)了特殊的情況......等等這些都是在工作結(jié)束后需要重點(diǎn)復(fù)盤(pán)的。針對(duì)每一次復(fù)盤(pán)，一來(lái)可以找到采購(gòu)工作的不足之處，針對(duì)不足，為管理漏洞打好補(bǔ)丁，二來(lái)也可以為公司選擇一批履約能力、管理能力、支付能力均較高的合作單位，排除潛在的風(fēng)險(xiǎn)合作對(duì)象。

管理建議：合作復(fù)盤(pán)的環(huán)節(jié)，在全過(guò)程采購(gòu)中的地位處于尾端，很容易被忽視。其實(shí)這部分內(nèi)容就像工作的“錯(cuò)題本”，是幫助提升管理能力，優(yōu)化采購(gòu)工作的重要環(huán)節(jié)。想要做實(shí)這部分工作，可以從回顧采購(gòu)合同開(kāi)始，與業(yè)務(wù)人員定期或不定期就已經(jīng)履約完的采購(gòu)合同進(jìn)行合同復(fù)盤(pán)會(huì)或者采購(gòu)總結(jié)會(huì)，從業(yè)務(wù)和法務(wù)的角度分別記錄合作過(guò)程中的問(wèn)題點(diǎn)和好的工作舉措或方法，形成采購(gòu)管理清單等類(lèi)似文件，可作為管理成果供學(xué)習(xí)交流。

寫(xiě)在最后的建議：

采購(gòu)行為的程序合規(guī)可以避免審計(jì)、巡察及行政處罰風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)容合規(guī)可以避免管理風(fēng)險(xiǎn)。作為企業(yè)的重要活動(dòng)，對(duì)該領(lǐng)域應(yīng)該設(shè)置合規(guī)管理崗位，重點(diǎn)關(guān)注，針對(duì)性管理，不僅注重細(xì)節(jié)也要注重戰(zhàn)略把控。具體項(xiàng)目的采購(gòu)要有采購(gòu)計(jì)劃，事后有采購(gòu)總結(jié)，形成全鏈條的有痕管控。

 （來(lái)源：WELEGAL公司法務(wù)聯(lián)盟 ）